Politique de Confidentialité

Contexte : la présente Politique de confidentialité de la Société des Missions-Étrangères de la province de Québec (S.M.É) contient des renseignements importants. Elle a notamment pour objet de vous informer sur nos règles de gouvernance, nos principes et nos pratiques en matière de protection des renseignements personnels (tels que définis ci-dessous) ainsi que sur vos droits et obligations à l’égard de ceux-ci.

Champ d’application, définitions et portée : cette politique s’applique à la Société des Missions-Étrangères de la province de Québec ce qui inclut notamment ses dirigeants, employés, consultants, ainsi que toute personne qui autrement fournit des services à la Société des Missions-Étrangères de la province de Québec. Elle vise tous les types de renseignements personnels gérés par la S.M.É que ce soient des renseignements sur ses bienfaiteurs, ses consultants, ses employés, ses membres ou toutes autres personnes qui visitent notre site Web. La S.M.É est soucieuse de la protection des renseignements personnels et de la protection de la vie privée de toute personne qui s’inscrit à nos communications par courriel ou s'abonne à nos revues, demande des informations, correspond ou communique avec nous.

Les « Renseignements personnels » sont des renseignements au sujet d’une personne physique et qui, seuls ou en combinaison avec d’autres, pourraient notamment être utilisés pour identifier une personne. Ces renseignements comprennent, sans s’y limiter, le nom, l’adresse postale, l’adresse de courrier électronique, le numéro de téléphone, la date de naissance (ou l’âge). Ils peuvent également inclure des identifiants numériques uniques comme l’adresse IP d’un ordinateur ou les identifiants uniques d’un appareil mobile ainsi que les préférences personnelles, les habitudes et historiques d’achat, les données bancaires, les données de géolocalisation, les données de sondages, les informations relatives aux produits et services achetés, consommés ou proposés ainsi que les données concernant l’achalandage et les visites de sites Internet dans la mesure où ces données sont associées aux renseignements personnels d’une personne.

La présente politique s’applique, dans le cadre des activités de la Société des Missions-Étrangères de la province de Québec, aux renseignements personnels recueillis, sauvegardés, utilisés, ou communiqués par la Société des Missions-Étrangères de la province de Québec ou par ses employés ou membres affiliés et autres partenaires (collectivement appelés, les «Partenaires») par le biais desquels des biens et des services sont rendus pour le compte de la Société des Missions-Étrangères de la province de Québec ainsi qu’à tout autre tiers autorisé qui peut recueillir, sauvegarder, utiliser ou communiquer des renseignements personnels sur les membres pour nous aider à mieux servir ces derniers. La présente politique s’applique à la gestion des renseignements personnels sans égard à leur forme, qu’ils soient sous formes verbales, écrites, électroniques ou autres.

L’application de la présente politique de confidentialité est régie par les exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé et ses règlements. 

La S.M.É a élaboré et a mis progressivement en œuvre diverses directives, procédures et pratiques permettant une application concrète de la présente politique, entre autres :

• Les procédures destinées à protéger les renseignements personnels et à assurer le respect de la présente politique;
• Les procédures relatives à la réception et au traitement des demandes de renseignements;
• Les formations données aux employés en matière de protection des renseignements personnels; 
• La désignation d’un responsable de la protection des renseignements personnels qui veille à assurer le respect de la présente politique ainsi que des procédures et directives qui en découlent.

Le consentement : de façon générale, la S.M.É adopte une approche axée sur le consentement pour recueillir, sauvegarder, utiliser et communiquer les renseignements personnels. Sauf dans les cas où le consentement n’est pas légalement requis, nous déterminons les raisons pour lesquelles nous recueillons vos renseignements personnels avant ou au moment de les recueillir. Nous devons nous assurer que vous consentiez à ce que la S.M.É recueille, utilise et communique vos renseignements personnels conformément à la présente politique qui peut être mise à jour ou modifiée de temps à autre. Aux termes des présentes, l’expression « utilise » ou « utilisation » comprend également le traitement, la manipulation et la gestion des renseignements personnels par la S.M.É

Les dossiers de nos membres peuvent comporter également, le cas échéant, tous les renseignements concernant les membres associés, incluant notamment leurs renseignements personnels et les informations relatives aux dons de bienfaisances et aux rentes. 

Un membre ou un employé peut retirer son consentement en tout temps, sous réserve des restrictions prévues à la loi ou à tout contrat, suivant un délai raisonnable. 

Collecte : la S.M.É recueille, sauvegarde, utilise et communique les renseignements personnels pour gérer et mener à bien ses activités et sa mission, pour assurer la fourniture des biens et services requis, pour administrer sa mission, ainsi que pour les fins suivantes :

• Procéder à votre adhésion de bienfaiteur ou à son renouvellement;
• Gérer et maintenir vos dossiers et vos comptes créés pour nos différentes missions et projets d’aide spécifique;
• Vous offrir les informations et services requis ou susceptibles de vous intéresser;
• Traiter l’information relative à vos dons et demandes de services ainsi qu’au traitement du paiement vers le projet de ceux-ci;
• Gérer et administrer les missions, et s’assurer que les membres reçoivent les services appropriés;
• Gérer les risques, la sécurité, la conformité réglementaire, la gouvernance de la Société;
• Communiquer avec vous, répondre aux questions, aux demandes de conseils, commentaires ou plaintes;
• Vous transmettre des communications sur nos missions et projets;
• Vérifier l’identité des membres, lorsque requis, à des fins de transactions ainsi que dans le but de réduire la fraude ou les erreurs dans le traitement des transactions;
• Vous inviter à des événements organisés par la Société;
• Veiller à la qualité des services, effectuer des vérifications internes ou mener des activités d’amélioration continue; 
• Vous reconnaître sur notre site Web et nos plateformes de médias sociaux;
• Analyser leur utilisation, en améliorer et en personnaliser leurs contenus;
• Veiller à la sécurité et à la protection des personnes et des biens dans nos établissements;
• Prévenir, déceler et se protéger contre les fraudes et tentatives de fraudes;
• Réaliser des enquêtes et appliquer la loi;

La S.M.É ne recueille pas de renseignements personnels à des fins autres que celles indiquées dans la présente politique de confidentialité, sauf si elle obtient un consentement supplémentaire ou si la loi l’exige, ou le permet. La S.M.É recueille les renseignements personnels auprès des membres, employés et bienfaiteurs de plusieurs façons, sous formes verbales, écrites ou électroniques, via son site Web, par téléphone, par la poste, par courriel, via ses partenaires ou autrement; y compris, mais sans s’y limiter lorsqu’ils:

• Deviennent membres ou renouvellent leur adhésion;
• Effectuent un don, un retour, une demande de service, d’information, un paiement;
• Participent à nos projets missionnaires, à nos événements ou nos activités;
• S’inscrivent ou acceptent de recevoir nos infolettres, nos courriels et nos autres communications concernant nos missions, nos services, nos événements;
• Visitent notre site Web, nos partenaires de médias sociaux ou en interagissant avec les courriels;
• Contactent, interagissent ou communiquent avec l’un de nos membres ou employés pour formuler une demande, une remarque, une question ou une plainte. À cet égard, comme certaines de nos communications sont offertes par téléphone;
• Procèdent à l’embauche d’un nouvel employé;
• Procèdent à l’adhésion d’un laïque associé;

Communication : l’accès aux renseignements personnels est limité aux groupes d’employés de la S.M.É et aux partenaires spécifiquement autorisés par la S.M.É et qui ont besoin de ces renseignements personnels dans le cadre de leurs fonctions.

La S.M.É ne communique pas les renseignements personnels à des fins autres que ceux pour lesquels ils ont été recueillis conformément à ce qui est énoncé aux présentes, à moins que vous nous accordiez votre consentement ou que la loi ne le permette. Ainsi, conformément à ce qui précède, la Société des Missions-Étrangères de la province de Québec peut communiquer des renseignements personnels à:

• Tout membre ou employé associé à la S.M.É; 
• Aux organismes gouvernementaux et aux organismes d’application de la loi, en vertu d’un mandat, d’une ordonnance ou d’une disposition légale;
• En lien avec toute procédure judiciaire en cours ou éventuelle impliquant la Société des Missions-Étrangères de la province de Québec ou vous impliquant;
• Dans l’établissement, l’exercice ou la défense de ses droits légaux, une procédure de recouvrement (y compris lorsqu’il s’agit de fournir des renseignements à des tiers à des fins de prévention de la fraude et de réduction du risque, dans la mesure permise par la loi).

La Société des Missions-Étrangères de la province de Québec se réserve le droit de rapporter des activités illégales ou malhonnêtes accomplies par des utilisateurs de sites Internet, bienfaiteurs ou membres, ce qui peut nécessiter la communication de renseignements personnels relatifs à cette personne aux autorités responsables de la gestion de fraudes et activités illégales.

De temps à autre, il est également possible que la Société des Missions-Étrangères de la province de Québec communique à des tiers des données regroupées, dépersonnalisées ou anonymisées qui ne contiennent pas de renseignements personnels ni d’autres informations sur des personnes identifiables.

La Société des Missions-Étrangères de la province de Québec ne transmet pas vos renseignements personnels à un partenaire promotionnel tiers autre que ceux mentionnés dans cette section à moins que vous n’ayez consenti à leur communication à celui-ci pour une fin particulière. La Société des Missions-Étrangères de la province de Québec ne vend pas la liste de ses employés, rentiers, bienfaiteurs et membres.

Sauvegarde : la Société des Missions-Étrangères de la province de Québec sauvegarde les renseignements personnels uniquement pendant la période nécessaire selon les exigences de la loi ou utile aux fins déterminées. Leur protection est assurée au moyen de la mise en place de mesures physiques et organisationnelles de sécurité, adaptées à la nature de chaque renseignement personnel.

Nous établissons des critères de conservation en fonction du type de renseignement personnel recueilli. La Société des Missions-Étrangères de la province de Québec établit des mesures de contrôle, des échéanciers et des pratiques relativement à la conservation et à la destruction des renseignements personnels et des dossiers lorsqu’ils ne sont plus nécessaires pour les fins déterminées et de leur administration ou qui ne sont plus exigés en vertu de la loi. Veuillez noter que, dans certains cas, la Société des Missions-Étrangères de la province de Québec peut sauvegarder certains de vos renseignements personnels pendant une période raisonnable à des fins juridiques, administratives, de gouvernance ou de conformité et que certains dossiers contenant des renseignements personnels peuvent être dépersonnalisés et ainsi conservés.

Vous pouvez demander la suppression de vos renseignements personnels. Ainsi, une fois les objectifs atteints et les renseignements personnels devenus inutiles ou si la personne concernée nous demande de les éliminer, nous les détruisons ou veillons à leur anonymisation, sauf si la loi ne le permet pas.

Sécurité : la Société des Missions-Étrangères de la province de Québec prend des mesures raisonnables, répondant aux normes, afin de protéger les renseignements personnels et utilise des mesures de sécurité qui correspondent à leur degré de sensibilité. En outre, la Société des Missions-Étrangères de la province de Québec met en place et maintien des mesures de sécurité technologiques et physiques conçues pour protéger les renseignements personnels contre la perte ou le vol, ainsi que contre l’accès non autorisé et la divulgation, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisée, au moyen de protections adaptées à la sensibilité de ces mêmes renseignements personnels.

Toutes les personnes autorisées par la Société des Missions-Étrangères de la province de Québec qui ont accès à des renseignements personnels doivent en respecter leur caractère confidentiel.

La Société des Missions-Étrangères de la province de Québec comprend l’importance de protéger les renseignements personnels et utilise des protocoles de sécurité Internet afin de protéger ceux recueillis via Internet. Toutefois, les membres, employés, bienfaiteurs ou donateurs doivent garder à l’esprit que l’Internet n’est pas un moyen de communication sécurisé. Par conséquent, la Société des Missions-Étrangères de la province de Québec ne fait aucune déclaration ni garantie quant à la sécurité absolue des renseignements personnels qui lui sont fournis via Internet. Considérant ce qui précède, les membres, employés, bienfaiteurs ou donateurs reconnaissent qu’ils fournissent ces renseignements personnels à la Société des Missions-Étrangères de la province de Québec en pleine connaissance de ces risques.

Liens vers des applications ou sites Internet tiers : notre site Web (www.smelaval.org) peut contenir des liens ou une redirection vers des sites Internet de partenaires, et d’autres entreprises tierces. Ainsi, en cliquant sur ces liens ou en naviguant dans les sections identifiées, vous quittez le site Web de la Société des Missions-Étrangères de la province de Québec. La Société des Missions-Étrangères de la province de Québec ne contrôle pas l’exploitation de ces sites Internet ni la manière dont vos données et renseignements personnels y sont recueillis, sauvegardés, utilisés, ou communiqués. La redirection vers des pages Web tierces ou la présence de liens vers ces dernières, répertoriées sur le Site Web, n’engage d’aucune façon la responsabilité de la Société des Missions-Étrangères de la province de Québec. Nous ne sommes pas responsables des pratiques de confidentialité, de la protection de la vie privée, ni du contenu des autres sites Internet, à part notre propre site Web. Vous devez consulter les politiques de confidentialité propres à ces sites Web tiers et aux applications mobiles avant de choisir de leur fournir vos renseignements personnels. 

Si vous avez des questions ou des commentaires, veuillez nous contacter : protectionpersonnelle@smelaval.org

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